Tienda Scout

Procedimiento para Compra de Uniformes Vía Electrónica

Formulario de Uniformes (formato Excel) 

No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
    Inicio del Procedimiento
1 Scout Solicitante Descarga de página Web de ASC, el formulario de Solicitud de Uniformes y lo completa conforme lo que vaya a requerir.

Nota: es importante que al momento de completar el formulario, y seleccione el producto Insignias, detalle en el apartado observaciones, qué tipo de insignia es la que desea comprar, para brindarle un buen servicio.

2 Scout Solicitante Envía por medio de correo electrónico el formulario a la dirección: reservaciones@scouts.org.gt, solicitando se valide la existencia en inventario y el precio de las piezas de uniforme solicitadas.
3 Encargado de Tienda Recibe correo con formulario, lo valida y procede a confirmar existencia de mercadería en inventario y el precio de las mismas.
3.1   No hay existencia de piezas, denota en el formulario sombreando con color amarillo la línea que indique la pieza inexistente en el formulario (archivo electrónico)
3.2   Si hay existencia de piezas, valida la vigencia de los precios y remite formulario al solicitante para confirmar la venta de las piezas solicitadas y solicitar que el Scout solicitante realice el depósito por la compra (cuenta DM 30-2000656-1 BAM).

Nota: en el caso de existir variaciones en los precios describe esas variaciones en el campo del formulario OBSERVACIONES

4 Scout Solicitante Recibe formulario y valida la información indicada por la Encargada de Tienda.
4.1   No hay existencia de piezas, realiza compra sobre las piezas existentes, o declina compra si fuesen todas las piezas las inexistentes.
4.2   Si hay existencia de piezas, confirma vía correo electrónico la compra de las piezas e indica la fecha de realización del depósito por el monto de lo comprado

Nota: el depósito de las piezas por comprar no debe exceder de 24 horas posterior a haber confirmado la compra, y el envío de la mercadería se realizará posterior a validar que el monto de la compra ya esté disponible en la cuenta de ASG.

 

5 Encargado de Tienda Recibe correo de confirmación y procede a extraer las piezas solicitadas y empacarlas para su envío al solicitante
5.1   Valida en fecha pactada la operación del depósito, caso contrario confirma vía teléfono con solicitante la operación del mismo o la cancelación de la compra.

 

6. Scout Solicitante Realiza el depósito por el monto de la compra y confirma a Encargado de Tienda, digitaliza la boleta de depósito (escanearla) y la remite vía correo electrónico a la dirección reservaciones@scouts.org.gt .
7. Encargado de tienda Valida el depósito y al confirmar la disponibilidad de los fondos,  gestiona el envío de la mercadería conforme al medio de envío seleccionado  y la ubicación consignada por el solicitante en el formulario, adjuntando la factura conforme los datos de facturación consignados en el formulario.

Nota: el Encargado de Tienda deberá imprimir el formulario de solicitud y adjuntarlo a los comprobantes de la compra como respaldo de la transacción.

8. Scout Solicitante Recibe mercadería, valida cantidad, tipo de mercadería recibida y de existir inconsistencia la notifica a Encargado de Tienda para su solución.
    Fin del Procedimiento

Formatos Implícitos:

No NOMBRE FORMA DESCRIPCIÓN DE USO
1 Formulario Solicitud de Uniformes Scouts de Guatemala Formulario que se utiliza para consignar la compra de piezas del uniforme de Scouts (hombre / mujer), el cual sirve para validar y soportar la compra realizada vía electrónica.
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